Свои инструменты вместо десяти подписок

Проблема

Обычная компания на десять человек пользуется четырьмя-пятью сервисами. Задачи, макеты, переписка, автоматизация рутины, хранилище файлов. Каждый берёт деньги за пользователя в месяц.

Дальше начинается то, что не написано в прайсе:

Оплатить. Часть сервисов просто не принимает карты российских банков. Компании выкручиваются через посредников, зарубежные карты знакомых и серые схемы. Это работает ровно до того дня, когда перестаёт работать.

Остаться без доступа. Сервис может закрыть регистрацию из страны, отключить аккаунт или уйти с рынка. Вместе с ним уходят задачи, макеты и история переписки — всё, что накопилось за годы.

Считать людей. Каждый новый сотрудник — плюс к ежемесячному счёту. Отдел вырос вдвое — счёт вырос вдвое.

Отдавать данные. Договоры, макеты, переписка и клиентская база лежат на чужих серверах в чужой юрисдикции. Пока всё хорошо — это никого не беспокоит.

Что сделано?

Взят один сервер, на нём подняты те же инструменты, только в свободных версиях. Не урезанные демо, а полноценные программы, которые разработчики выкладывают открыто.

Plane

Plane легче Jira. В Jira большая часть возможностей никогда не используется, но оплачивается. Plane делает то же самое и умеет работать с ИИ-помощниками.

Penpot

Penpot — единственный разумный ответ на то, что подписку Figma из России не оплатить. Формат файлов открытый, макеты не запираются внутри программы.

n8n

n8n в бесплатной версии даёт больше, чем большинство платных конкурентов. Это редкий случай, когда открытая версия не обрезана.

Matrix

Matrix — страховка. Если завтра рабочий мессенджер станет недоступен, переписка и звонки внутри компании продолжат работать: они идут через ваш собственный сервер.

Отдельно про доступы: у клиентов и подрядчиков может быть доступ к отдельным проектам, а не ко всей системе. Так открывается Penpot — заказчик видит свой проект и только на просмотр, ничего чужого и ничего лишнего.

Что это даёт

Счёт не растёт от числа людей. Стоимость сервера не зависит от того, десять у вас сотрудников или тридцать. Меняется она только тогда, когда действительно упирается в мощность.

Платёж один и внутри страны. Один договор с хостингом вместо пяти зарубежных подписок с разными способами оплаты.

Данные ваши физически. Не «мы гарантируем конфиденциальность» в пользовательском соглашении, а сервер, доступ к которому есть у вас.

Ничего не отключат снаружи. Программы уже установлены. Решение чужой компании уйти с рынка не влияет на то, откроется ли завтра ваша доска задач.

Сколько это стоит

Средних цифр по рынку здесь не будет — посчитайте своё.

Откройте прайс каждого сервиса, которым пользуетесь. Умножьте цену за пользователя на число сотрудников и на двенадцать месяцев. Сложите по всем сервисам. Это ваш годовой платёж, и он растёт вместе с командой.

С другой стороны — аренда сервера. Описанная среда со всеми перечисленными инструментами работает на конфигурации 4 ядра, 8 ГБ памяти, 200 ГБ диска. Это порядка 1400 ₽ в месяц. Плюс разовая работа по установке и настройке.

Сравните два числа. Если у вас три сотрудника и один сервис — разницы почти нет, оставайтесь на подписке. Если пятнадцать человек и четыре сервиса — разница обычно такая, что окупается за первые месяцы.

Сроки. Среда собиралась около двух месяцев, но не подряд: сервисы поднимались по мере надобности, каждый примерно за день. Собранный набор целиком разворачивается примерно за неделю.

Честно об обратной стороне

Это не бесплатно и не волшебно.

Нужен тот, кто следит. Сервер требует обновлений и внимания. Либо человек в штате, либо сопровождение — это отдельная строка расходов, и её надо закладывать сразу.

Интерфейсы иногда проще. Penpot не Figma, Plane не Jira. Основную работу они делают полностью, но отдельных удобств может не хватать. Прежде чем переезжать, стоит собрать тестовый стенд и дать людям поработать неделю.

Первичная настройка занимает время. Подписка — это регистрация за пять минут. Здесь — неделя работы, зато один раз.

Что-то придётся чинить. За время эксплуатации дорабатывались звонки в Matrix, исправлялись ошибки Penpot при работе с файловым хранилищем, расширение для него переделано под свои задачи. Это нормальная цена открытых решений — и ровно то, за что берут деньги при сопровождении.

Для технических специалистов

Оркестрация. Docker Swarm, управление через Portainer. Swarm выбран не только ради удобного деплоя стеков, но и ради работы с секретами: пароли и ключи хранятся в Swarm secrets и монтируются в контейнеры, а не лежат в переменных окружения и не попадают в compose-файлы.

Развёрнутые стеки. caddy, traefik, databases, matrix, n8n, penpot, plane, monitoring_stack, events-forwarder, homepage, портал сайта.

Публикация наружу. Обратный прокси с автоматическим получением и продлением TLS-сертификатов. Наружу торчит только прокси, сервисы между собой общаются по внутренним сетям Docker.

Резервное копирование. Дампы баз по расписанию через cron с выгрузкой во внешнее S3-хранилище. Копии лежат не у того же провайдера, что и сервер — это принципиально: снапшоты хостинга не спасают от проблем на стороне самого хостинга.

Мониторинг. Отдельный стек собирает метрики и состояние контейнеров, события о падениях уходят в мессенджер. Подробнее — в кейсе про уведомления о сбоях.

Matrix. Synapse плюс отдельно настроенный coturn — без него не работают звонки при клиентах за NAT. Этот шаг чаще всего пропускают при самостоятельной установке, а потом не понимают, почему видеозвонки не соединяются.

Penpot. Найдены и исправлены ошибки в работе с S3-совместимым хранилищем — вылезали при реальной работе с файлами, не на тестах. Расширение для внешней интеграции форкнуто и доработано под свои задачи.

Разграничение доступа. Внешним пользователям создаются отдельные учётные записи с доступом только к нужному проекту, права на редактирование не выдаются.

Отказоустойчивость. Среда работает на одной ноде. Это не кластер с автоматическим переключением: при отказе железа восстановление идёт из бэкапов, а не мгновенно. Для команды, которая раньше жила без своей инфраструктуры вообще, это адекватный уровень; если нужна непрерывность — конфигурация другая и стоит дороже.

Кому это подходит?

Подходит: команде от десяти человек, которая уже платит за несколько сервисов; компании, у которой болит вопрос оплаты зарубежных подписок; тем, кому важно, чтобы рабочие данные лежали на своём сервере.

Не подходит: команде из трёх человек с одним бесплатным сервисом; тем, кто не готов заложить расходы на сопровождение; тем, кому критичны конкретные функции конкретного платного продукта.

Если не уверены, к какой группе относитесь — посчитайте годовой платёж по подпискам и напишите нам. Ответим честно, есть ли смысл.