Своя рабочая среда вместо зарубежных подписок — задачи, макеты, чаты, автоматизация

Компания на десять человек обычно платит за четыре-пять сервисов, и каждый берёт деньги за каждого сотрудника. Мы переносим эту работу на ваш собственный сервер: те же задачи, макеты, переписка и рутина, но без ежемесячного счёта за человека.

Что не написано в прайсе

Оплатить. Часть сервисов просто не принимает карты российских банков. Компании выкручиваются через посредников, зарубежные карты знакомых и серые схемы. Это работает ровно до того дня, когда перестаёт работать.

Остаться без доступа. Сервис может закрыть регистрацию из страны, отключить аккаунт или уйти с рынка. Вместе с ним уходят задачи, макеты и история переписки — всё, что накопилось за годы.

Считать людей. Каждый новый сотрудник — плюс к ежемесячному счёту. Отдел вырос вдвое — счёт вырос вдвое.

Отдавать данные. Договоры, макеты, переписка и клиентская база лежат на чужих серверах в чужой юрисдикции. Пока всё хорошо — это никого не беспокоит.

Что мы делаем

Берём один сервер и поднимаем на нём те же инструменты в свободных версиях. Не урезанные демо, а полноценные программы, которые разработчики выкладывают открыто.

Дальше настраиваем то, без чего это остаётся домашней самоделкой: доступ снаружи только через прокси с автоматическими сертификатами, пароли в защищённом хранилище, резервные копии по расписанию во внешнее хранилище, уведомления о сбоях.

Мы этой средой пользуемся сами каждый день — задачи, макеты и переписка нашей команды живут именно в ней. Кейс с подробностями и снимками экранов — внизу страницы.

Форматы работ

• Задачи и проекты. Plane вместо Jira: доски, спринты, поручения. В Jira большая часть возможностей никогда не используется, но оплачивается.
• Макеты. Penpot вместо Figma — единственный разумный ответ на то, что подписку из России не оплатить. Формат файлов открытый, макеты не запираются внутри программы.
• Автоматизация рутины. n8n: заявки, отчёты, уведомления, связка систем между собой. В бесплатной версии он даёт больше, чем большинство платных конкурентов.
• Переписка и звонки. Matrix на вашем сервере как страховка: если завтра рабочий мессенджер станет недоступен, общение внутри компании продолжит работать.
• Доступ для клиентов и подрядчиков. Отдельные учётные записи с доступом только к нужному проекту и только на просмотр. Заказчик видит своё и не видит чужого.
• Тестовый стенд до переезда. Собираем среду, даём команде поработать неделю на реальных задачах и только потом переносим всё. Так решение принимается по опыту, а не по презентации.

Что входит в работу

• Разбор: чем пользуетесь сейчас, сколько платите и что из этого реально заменяется
• Подбор сервера под ваш объём — или использование того, который уже есть
• Развёртывание сервисов, домены и сертификаты, закрытый доступ снаружи
• Учётные записи сотрудников и отдельные ограниченные доступы для подрядчиков
• Резервное копирование по расписанию во внешнее хранилище
• Уведомления о сбоях, чтобы поломка не осталась незамеченной
• Короткое обучение команды и инструкция: что где лежит и к кому идти

Почему к нам

Мы на этом работаем сами. Это не «внедрение по документации»: перечисленные сервисы подняты у нас, и мы знаем, что в них ломается на второй месяц, а не на демонстрации.

Ставим не только программы. Сервер без резервных копий, мониторинга и закрытого доступа — это не экономия, а отложенная проблема. Всё перечисленное входит в работу по умолчанию.

Считаем вместе с вами, а не вместо вас. Если по арифметике выходит, что подписки дешевле, мы так и скажем. Отговаривать нам выгоднее, чем получить недовольного клиента через полгода.

Чиним то, что ломается. В открытых решениях встречаются ошибки: у нас так дорабатывались звонки в Matrix и исправлялась работа Penpot с файловым хранилищем. Это нормальная цена открытого софта — и ровно то, за что берут деньги при сопровождении.

Сервер и данные ваши. Оформлен на вас, доступы у вас, резервные копии уезжают в ваше хранилище. Уйти от нас можно в любой момент, ничего не перенося.

Что вы получаете на выходе

• Работающие сервисы на своём сервере: задачи, макеты, автоматизация, переписка
• Один платёж внутри страны вместо нескольких зарубежных подписок
• Резервные копии, уведомления о сбоях и закрытый доступ снаружи
• Учётные записи для сотрудников и ограниченные — для подрядчиков
• Инструкцию и контакт для срочных вопросов

Кому это не подходит

Если вас трое и сервис один. Разницы в деньгах почти не будет, а забот прибавится. Оставайтесь на подписке — так честнее.

Если некому следить за сервером. Он требует обновлений и внимания. Либо человек в штате, либо сопровождение — это отдельная строка расходов, и её надо закладывать сразу. Третьего варианта не существует.

Если критичны конкретные функции платного продукта. Penpot не Figma, Plane не Jira. Основную работу они делают полностью, но отдельных удобств может не хватить — поэтому мы и предлагаем сначала тестовый стенд.

Если нужна непрерывность любой ценой. Среда работает на одной машине: при отказе железа восстановление идёт из резервных копий, а не мгновенно. Конфигурация без простоя собирается иначе и стоит заметно дороже.

Сроки

Собранный набор целиком разворачивается примерно за неделю. Отдельный сервис — обычно день: можно начать с одного, посмотреть, как заходит команде, и добавлять остальное по мере надобности.

Тестовый стенд для проверки на живых задачах ставится раньше и не мешает работать на текущих сервисах.

Как формируется цена

Средних цифр по рынку здесь не будет — посчитайте своё. Откройте прайс каждого сервиса, которым пользуетесь, умножьте цену за пользователя на число сотрудников и на двенадцать месяцев, сложите. Это ваш годовой платёж, и он растёт вместе с командой.

С другой стороны — аренда сервера. Среда со всеми перечисленными инструментами работает на конфигурации 4 ядра, 8 ГБ памяти, 200 ГБ диска: это порядка 1400 ₽ в месяц. Плюс разовая работа по установке и настройке — её и считаем в смете, по числу сервисов и по тому, что уже есть.

Сопровождение — отдельно и по обращению: чиним и обновляем по запросу, время реакции не гарантируем и не делаем вид, что гарантируем.

Для технических специалистов

Оркестрация — Docker Swarm, управление через Portainer. Swarm выбран не только ради удобного деплоя стеков, но и ради секретов: пароли и ключи хранятся в Swarm secrets и монтируются в контейнеры, а не лежат в переменных окружения и не попадают в compose-файлы.

Публикация наружу — обратный прокси с автоматическим получением и продлением TLS-сертификатов. Наружу торчит только прокси, сервисы общаются между собой по внутренним сетям Docker. Резервное копирование — дампы баз по расписанию с выгрузкой во внешнее S3-совместимое хранилище: копии лежат не у того же провайдера, что и сервер, потому что снапшоты хостинга не спасают от проблем на стороне самого хостинга.

Отдельный стек собирает метрики и состояние контейнеров, события о падениях уходят в мессенджер. Matrix — Synapse плюс отдельно настроенный coturn, без него не работают звонки при клиентах за NAT: этот шаг чаще всего пропускают при самостоятельной установке. В Penpot найдены и исправлены ошибки в работе с S3-совместимым хранилищем, расширение для внешней интеграции форкнуто и доработано.

Отказоустойчивость: одна нода, восстановление из бэкапов, а не автоматическое переключение. Для команды, которая раньше жила без своей инфраструктуры вообще, это адекватный уровень; если нужна непрерывность — конфигурация другая и стоит дороже.

Посчитайте свой годовой платёж

Сложите, сколько вы отдаёте за подписки за год, и напишите нам эту цифру. Посмотрим, что из вашего набора заменяется без потерь, и скажем честно, если разница окажется не в нашу пользу.